+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

При приеме документов на хранение в архив заводится карточка

Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу. В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел. Сроки хранения определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [2] далее — Перечень и по ст. Скорее всего, о порядке хранения документов работники отдела кадров знают только приблизительно. В лучшем случае они могут определить, какие документы хранятся 50 лет, а какие — 5.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева

Порядок и схема учета архивных документов в архивном отделе Администрации Романовского района

Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях 13 августа Введение Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях далее - Методические рекомендации разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября г.

Методические рекомендации разработаны в целях организации применения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях далее - Правила , утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта г.

Методические рекомендации призваны обеспечить работников архивов организаций необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивах организации в соответствии с требованиями Правил. Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации далее - организации.

Положения Методических рекомендаций могут использоваться также другими государственными и негосударственными организациями при организации хранения образующихся в их деятельности архивных документов.

Несмотря на универсальность требований, закрепленных нормами Правил, их практическая реализация в архивах конкретных организаций может существенно различаться. Эти различия определяются рядом факторов: масштаб деятельности организации, наличие у нее территориально-удаленных структурных подразделений, является ли организация источником комплектования государственного муниципального архива, состав и объемы хранимой документации и др.

В случаях, обусловленных содержанием отдельных нормативных положений Правил, Методические рекомендации адресованы организациям, не являющимся источниками комплектования государственных муниципальных архивов, что в тексте Методических рекомендаций оговаривается особо. Отдельные положения Методических рекомендаций раскрывают особенности хранения, комплектования, учета и использования электронных архивных документов, хранящихся в архиве на физически обособленных носителях.

Методические рекомендации не содержат положений относительно технологии работы с электронными документами в архиве организации при применении иных способов хранения электронных документов. Методические рекомендации также не содержат положений об организации хранения аудиовизуальных документов в связи с отсутствием соответствующих норм в Правилах. По всему тексту Методических рекомендаций даются ссылки на соответствующие положения пункты Правил.

Описание архивных работ в Методических рекомендациях основано на процессном подходе, позволяющем установить порядок выполнения работ по организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архиве организации, требования к которым установлены Правилами. Методология процессного подхода предполагает не только последовательное описание конкретных видов работ по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве организации, но и графическое представление отдельных процессов.

Для графического представления процессов была использована система условных обозначений нотация 1 ARIS акроним от англ. Делопроизводство и архивное дело. Комплектование архива организации документами Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Целью комплектования архива организации является создание и формирование архивного фонда организации, который подлежит хранению в архиве организации п.

В архив организации, в деятельности которой создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, поступают документы постоянного срока хранения, документы временных свыше 10 лет сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности ее структурных подразделений, подведомственных организаций и физических лиц 2.

Правилами установлены сроки передачи в архив организации документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных свыше 10 лет сроков хранения, документов по личному составу: не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве; для документов по личному составу государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской или муниципальной службы - через 10 лет со дня увольнения п.

Комплектование архива документами является процессом, при правильном выполнении которого обеспечивается учет и хранение документов в архиве организации. По этой причине все работы в рамках процесса комплектования рекомендуется проводить под непосредственным методическим руководством архива. Процесс комплектования включает: - проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве; - оформление дел; - передачу дел в архив организации.

Графическое изображение процесса 1. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве Первым этапом, обеспечивающим выполнение процесса комплектования архива организации документами, является проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве п. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения и отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел организации п. Правил и при подготовке дел к передаче в архив организации. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного срока хранения, временных свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению приложения 21, 23, 24 Правил.

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия далее - ЭК 3. Задачи и функции ЦЭК ЭК организации определяются положением о комиссии, которое разрабатывается на основе соответствующих примерных положений об ЭК и ЦЭК, утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

В состав ЦЭК ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива лицо, ответственное за архив , специалисты кадровой и финансовой служб, а также наиболее квалифицированные специалисты, знающие специфику деятельности организации, в количестве не менее трех человек. Положения, регламентирующие порядок проведения экспертизы ценности документов в организации, должны быть включены в инструкцию по делопроизводству организации.

Экспертиза ценности документов проводится в структурных подразделениях организации ежегодно п. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации проводится отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения до 10 лет включительно , подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; отбор документов, срок хранения которых истек, к уничтожению.

Если в организации структурные подразделения отсутствуют, экспертиза ценности проводится ЭК организации. Экспертиза ценности электронных документов проводится в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе.

При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно учитывается: - подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки; - возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения; - возможность обеспечения временного свыше 10 лет хранения, проведения технологических миграций электронных документов.

Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для формирования документального фонда организации п. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел п.

Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу п. При принятии решения о передаче в архив организации документов со сроками хранения до 10 лет включительно номенклатура дел может быть использована в качестве документа, в соответствии с которым осуществляюется передача данной категории дел в архив организации и учет дел в архиве п.

Требования к составлению номенклатуры дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству организации. Номенклатура дел организации может быть сводной и составляться из номенклатур дел структурных подразделений, коллегиальных, совещательных и иных органов комиссий, комитетов, советов и др.

Если структурные подразделения в организации отсутствуют, номенклатура дел составляется лицом, ответственным за делопроизводство в организации. В конце каждого раздела номенклатуры дел предусматривается несколько резервных свободных индексов дел два-три для включения в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел заголовков дел, не предусмотренных при разработке и утверждении номенклатуры дел.

Включение в разделы номенклатуры дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения. Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1 -го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке. Организации - источники комплектования государственных муниципальных архивов один раз в 5 лет 4 после согласования номенклатуры дел с ЦЭК ЭК организации представляют ее на согласование экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела далее - ЭПК архивного учреждения или государственных муниципальных архивов, согласно предоставленным им полномочиям п.

На ЭПК архивного учреждения или в государственный муниципальный архив проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе дополнительно один экземпляр номенклатуры дел может представляться в электронном виде.

Один экземпляр проекта номенклатуры дел, согласованный ЭПК архивного учреждения или государственным муниципальным архивом, возвращается в организацию.

В случае если ранее номенклатура дел не представлялась на согласование ЭПК архивного учреждения, к ней должна быть составлена историческая справка организации. Согласованная с ЭПК архивного учреждения или государственным муниципальным архивом, согласно предоставленным ему полномочиям, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, при необходимости корректируется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Если в течение года в организации создается новое структурное подразделение, ответственный за делопроизводство этого подразделения должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения и передать ее в службу делопроизводства для последующего представления на утверждение и включения в состав сводной номенклатуры дел.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства. После утверждения номенклатуры дел изготавливается необходимое количество копий для использования в работе; служба делопроизводства организации направляет в структурные подразделения выписки соответствующих разделов номенклатуры дел.

В электронном виде номенклатура дел организации может быть представлена на корпоративном внутреннем портале. Служба делопроизводства организации в течение года использует рабочий экземпляр номенклатуры дел копия согласованного ЭПК и утвержденного руководителем организации экземпляра номенклатуры дел.

Разработка номенклатуры дел в организации проводится в соответствии с приказом распоряжением руководителя организации или иного уполномоченного им лица и состоит из нескольких этапов: - разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации; - выявление состава документов для составления номенклатуры дел; - составление заголовков наименований дел; - систематизация заголовков дел внутри раздела номенклатуры дел; - индексация дел; - определение сроков хранения дел.

Разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой, штатным расписанием или классификатором структурных подразделений.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам и названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций или направлений деятельности организации. Рекомендуется первым в номенклатуре дел располагать структурное подразделение, в котором откладывается нормативная правовая и организационно-распорядительная документация. Выявление состава документов для составления номенклатуры дел Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации, коллегиальных, совещательных и иных органов.

При наличии типовой или примерной номенклатуры дел для организаций определенного типа номенклатура дел разрабатывается на основе типовой устанавливает типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом или примерной номенклатуры дел устанавливает примерный состав дел и носит рекомендательный характер п.

В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, положениями коллегиальных, совещательных и иных органах, штатным расписанием, регистрационно-учетными формами картотеками, журналами и др.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянно или временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации например, дела ученых советов, диссертационных советов, методических, экспертных, контрольных комиссий и др.

В номенклатуру дел вновь созданной организации или организации-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Составление заголовков наименований дел Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, отражающих: - название вида дела переписка, журнал, дело и др. Конкретный состав элементов заголовка дела определяется характером и содержанием документов дела. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, в заголовке дела они указываются обобщенно, например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

Если переписка ведется с разными организациями, последние в заголовке дела не указываются, например: Переписка об организации семинаров по повышению квалификации. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с Федеральным архивным агентством о передаче документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период квартал, полугодие, год , на за который составлены планы отчёты , например: Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта. В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение шифр. Годовой отчет о работе цехов по форме Б Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома части , уточняющие содержание заголовка дела.

Если в дело помещаются копии документов, в заголовок дела включается отметка о копийности, например: Штатное расписание общества и изменения к нему. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Изменения уточнения заголовка дела отражаются в рабочем экземпляре номенклатуры дел и на обложке дела. Систематизация заголовков внутри раздела номенклатуры дел В начале раздела номенклатуры дел рекомендуется располагать заголовки дел, содержащих в копиях организационно-распорядительные документы, нормативные правовые акты вышестоящих организаций, если они имеются, затем располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы организации протоколы коллегиальных и совещательных органов, локальные нормативные акты, приказы, распоряжения, и др.

Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные документы в последовательности от наибольшего периода - к наименьшему годовой план отчет , полугодовой план отчет , квартальный план отчет и т. После плановой и отчетной документации следуют заголовки дел, включающих документы, отражающие основную деятельность структурного подразделения, коллегиального, совещательного или иного органа. Далее - переписка сначала переписка с вышестоящей организацией и органами власти, затем с подведомственными организациями при их наличии , после - переписка с иными организациями и гражданами.

В конце раздела номенклатуры дел помещают заголовки регистрационно-учетных форм картотек, журналов, книг и др. Заголовки дел, заведенных по географическому признаку, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий. Электронные дела, формируемые в системе электронного документооборота, включаются в номенклатуру дел на общих основаниях.

Индекс присваивается каждому делу, включенному в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из кода цифрового или буквенно-цифрового структурного подразделения, коллегиального или совещательного органа или направления деятельности организации, установленного классификатором структурных подразделений, утвержденной структурой или штатным расписанием организации, и отделенного от него дефисом порядкового номера заголовка дела в рамках раздела номенклатуры дел, например: , где: 11 - код структурного подразделения; 05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел, соответствующем данному структурному подразделению.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, например: , и т. Приказы по основной деятельности. Копии Электронные документы систематизируются в информационной системе 5 в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе.

В конце номенклатуры дел перед итоговой записью рекомендуется указывать используемые при определении сроков хранения перечни документов и другие нормативные документы, а также полные наименования всех условных и сокращенных наименований. Определение сроков хранения дел Сроки хранения дел определяются по перечням типовому, ведомственному или иному с указанием сроков хранения, законодательным или иным нормативным правовым актам, по типовой или примерной номенклатуре дел п.

Установленные сроки хранения документов переносятся в номенклатуру дел без изменений.

Правила Основные правила работы архивов организаций

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи. Составление листа-заверителя дела к п. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме приложение 2. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи при ее наличии.

Приложение 47 Форма карточки учета работы с организацией. При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием зале архива, кроме работников организации, заводится карточка (​приложение 43).

Приводим в порядок архив отдела кадров

К записи комментария Елена 17 12 здравствуйте! Мария 11 02 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, каким Перечнем следует руководствоваться при уничтожении дел, оконченных делопроизводством в году? Приказом Минкультуры России от Росархивом Перечнем года. Инна 24 03 Здравствуйте. Это даты первого и последнего документа внесенного в это дело? Это и будут крайние даты?

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

Текущее хранение документов: порядок формирования дел Текущее хранение документов: порядок формирования дел Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Правила и сроки хранения документов Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта г. По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы: постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет.

Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях 13 августа Введение Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях далее - Методические рекомендации разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября г. Методические рекомендации разработаны в целях организации применения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях далее - Правила , утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта г.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

Общие положения 1. Учету подлежат хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов. Полнота и достоверность учета достигается проведением комплекса мероприятий, обеспечивающих строгое соблюдение порядка ведения учетных документов, отражение в них фактического количества, состава и состояния хранящихся в архиве документов. Учет архивных документов ведется как в традиционном, так и автоматизированном режимах. Особому учету подлежат документы страхового фонда и фонда пользования, а также секретные, особо ценные документы АФ РФ, в том числе уникальные при их наличии. Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов.

Учет документов в архиве организации

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

Комплектование архива документами является процессом, при правильном При приеме на архивное хранение (при необходимости) зале архива, кроме работников организации, заводится карточка (см.

Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ см. Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов приложение N 6 , на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Первичная документация в бухгалтерском учете
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Соломон

    Совсем недавно Вы говорили, что не обсуждаете законопроекты, ибо не факт что его примут и/или когда примут.